Lignes directrices pour le Groupe d’étude sur la communication et la participation du public

Lignes directrices pour le Groupe d’étude sur la communication et la participation du public (PDF)

Novembre 2016

Il incombe au Groupe d’étude d’élaborer et de mettre en œuvre un plan de communication qui sera orienté par les principes contenus dans la directive et dans les présentes lignes directrices, et y être conforme.

Contexte

La Commission mixte internationale (la Commission) s’est engagée à respecter l’exigence indiquée dans le Traité des eaux limitrophes selon laquelle toutes les parties intéressées ont l’occasion d’être entendues dans les meilleurs délais possible. Ainsi, la Commission fait la promotion des politiques et des programmes qui favorisent l’intervention de la population dans le processus de prise de décision. Les présentes lignes directrices sont, par les présentes, émises à l’intention du Groupe d’étude afin de favoriser la participation du public à l’étude internationale du lac Champlain et de la rivière Richelieu (l’étude), dont le mandat est énoncé dans la directive de la Commission pour le Groupe d’étude.

Si une divergence entre les présentes lignes directrices et la directive est relevée, la Directive aura préséance.

La participation du public à l’étude sera axée sur les objectifs. Les principaux objectifs consistent à :

  1. Renseigner le public au sujet de l’étude et lui fournir des occasions d’y participer;
  2. Déterminer et prendre en compte l’opinion du public à l’égard des principaux enjeux et questions de l’étude;
  3. Expliquer le processus de prise de décision de l’étude;
  4. Assurer la transparence, l’inclusion et la justesse du processus de l’étude;
  5. Déterminer et prendre en compte les priorités et les préférences du public;
  6. Déterminer et utiliser l’expertise et les renseignements locaux;
  7. Améliorer la compréhension du public à l’égard des causes et des effets des crues des eaux et des solutions possibles;
  8. Diffuser largement les constatations de l’étude dès qu’elles sont disponibles;
  9. Encourager le public à nous aider à diffuser les constatations de l’étude.

Le Groupe d’étude consultera directement dès le départ les peuples autochtones, y compris, mais sans s’y limiter, les Premières Nations, les Métis et les tribus amérindiennes vivant traditionnellement dans le bassin afin de solliciter leurs commentaires pour l’étude et leur participation au GCP, tel qu’il est énoncé dans la directive. Ni la Commission ni l’étude n’a de rôle à jouer dans le respect de l’obligation de la Couronne à consulter les Métis ou les Premières Nations.

Public

Aux fins des présentes lignes directrices, le terme « public » signifie toute personne, toute association, toute organisation ou tout groupe qui est touché ou est susceptible d’être touché par l’étude, ou qui porte un intérêt à l’étude ou à toute décision qui pourrait, en fin de compte, être prise par la Commission en réponse aux constatations ou aux recommandations de l’étude. Le public comprend, sans s’y limiter, les personnes et les organisations provenant des domaines suivants :

  • les travaux environnementaux;
  • la navigation, y compris la navigation de plaisance;
  • l’industrie;
  • l’agriculture;
  • l’approvisionnement en eau et traitement des eaux usées et des eaux pluviales;
  • les zones riveraines;
  • les municipalités.

Participation du public

La participation du public sera transparente, inclusive et juste. Aux fins des présentes lignes directrices, la participation du public signifie :

  • Sensibiliser le public à l’étude en :
    • expliquant le processus de prise de décision de l’étude;
    • diffusant largement les constatations de l’étude dès qu’elles sont disponibles;
    • améliorant la compréhension du public de l’exploitation du réseau, des constatations de l’étude et des conséquences des solutions proposées.
    • Donner au public des occasions de participer à l’étude en :
      • exprimant ses opinions au sujet des principaux problèmes, questions et objectifs de l’étude;
      • exprimant ses priorités et ses préférences;
      • siégeant au GCP;
      • contribuant à l’expertise et aux renseignements locaux.

Activités proposées

Grâce à la mise en œuvre de ses activités de communication et de participation du public, le Groupe d’étude :

  • sensibilisera le public à propos de l’étude et lui fournira des renseignements sur celle-ci, notamment, en diffusant des communiqués de presse, des documents d’information et des mises à jour, au besoin; en répondant aux demandes de renseignements des médias et à la correspondance du public; et en mettant en place et en faisant la promotion d’un portail d’information au sujet de l’étude sur le site Web et les médias sociaux de la Commission; 
  • sollicitera les commentaires du public sur des questions particulières ou générales liées à l’étude et offrira au public des possibilités d’exprimer son opinion, notamment en faisant connaître une adresse postale pour la correspondance et les soumissions; en mettant en œuvre et en faisant la promotion de l’utilisation d’une adresse électronique réservée, en organisant une discussion sur le Web; et en tenant des réunions auxquelles le public peut participer, au besoin; 
  • fera participer des représentants du public à l’étude de façon continue par l’intermédiaire du Groupe consultatif public (GCP), créé par la Commission en collaboration avec le Groupe d’étude, afin de conseiller le Groupe d’étude sur les activités de participation du public indiquées dans les présentes lignes directrices.

Pour faciliter la sensibilisation et la consultation du public, le Groupe d’étude diffusera les renseignements relatifs à l’étude, y compris les livres blancs, les données, les rapports du Groupe d’étude et ceux de ses sous-groupes ainsi que tout autre document pertinent, aussi largement que possible.

Le Groupe d’étude communiquera avec les conseillers en communications de la Commission à Ottawa et à Washington aux fins de conseils, de soutien et de coordination, au besoin. Le Groupe d’étude communiquera également avec le GCP afin de concevoir et de mettre en œuvre le plan de communication.

Afin d’orienter et de mettre en contexte les enquêtes techniques liées à l’étude, le public sera consulté au début de l’étude afin de déterminer son opinion sur :

  • les principaux problèmes, questions et objectifs de l’étude;
  • les connaissances disponibles sous la forme de données historiques, de renseignements anecdotiques et de savoir autochtone;
  • les plans, les activités et les initiatives en cours ou futurs.

Des activités de participation publique seront mises en œuvre à des moments stratégiques tout au long de l’étude pour :

  • déterminer et utiliser l’expertise et les renseignements locaux;
  • tenir des consultations sur des constatations de l’étude critique ou qui pourraient prêter à controverse, et ce, avant que ces volets de l’étude ne soient finaux;
  • diffuser des renseignements en langage clair afin d’améliorer la compréhension du public au sujet des causes structurelles et des inondations ou d’autres moyens d’atténuation;
  • accroître la compréhension du public au sujet des stratégies proposées pour la régulation des niveaux d’eau en aval et en amont;
  • déterminer les priorités et les préférences du public au fur et à mesure que des solutions de rechange sont définies et optimisées;
  • mener des consultations sur les constatations et les recommandations du Groupe d’étude avant qu’elles ne soient définitives.

Afin d’encourager la participation du public, les réunions du Groupe d’étude et du GCP pourraient être ouvertes au public, annoncées à l’avance et tenues à différents endroits dans l’ensemble du bassin afin d’offrir au public des occasions d’y participer et d’y assister en tant qu’observateur.

Le GCP recevra ses directives du Groupe d’étude et communiquera directement avec celui-ci.

Le GCP sera binational et peut être composé d’individus associés aux champs d’intérêt suivants :

  • l’environnement;
  • la navigation, y compris la navigation de plaisance;
  • l’industrie;
  • l’approvisionnement en eau et traitement des eaux usées et des eaux pluviales;
  • l’agriculture;
  • les municipalités;
  • les Premières Nations et les tribus;
  • les zones riveraines.

Les membres du GCP prendront leurs propres dispositions pour le remboursement des dépenses nécessaires, à moins que d’autres dispositions ne soient prises avec la Commission. Les réunions du GCP auront lieu dans le bassin ou par téléconférence. Les membres ne seront pas payés pour leur temps de participation. Des services de secrétariat dans le cadre des activités du GCP, comme la distribution des documents et l’organisation des réunions, seront assurés par les gestionnaires d’étude.

Les discussions durant les réunions du GCP devront être ouvertes, franches et libres. Tous les membres du GCP ont le même statut durant les discussions, et doivent faire preuve d’équité et s’engager à effectuer un examen approfondi des questions abordées. Les conseils offerts par le GCP au Groupe d’étude ne doivent pas nécessairement être consensuels, mais ils doivent refléter la pluralité des points de vue de ses membres, même s’il peut pondérer ses conseils en indiquant où la plupart ou tous les membres sont d’accord. Les sujets qui relèvent du mandat de l’étude seront abordés. Les coprésidents du GCP préparent les comptes rendus des réunions du GCP et en confirment l’exactitude. Les comptes rendus font état du minimum de détails nécessaires pour bien résumer le déroulement de la réunion et indiquer les avis fournis. Aucune attribution n’est faite, sauf sur demande expresse d’un membre.

Il incombe aux coprésidents du GCP d’approuver et de distribuer les comptes rendus, avec l’aide des gestionnaires de l’étude. Les comptes rendus sont publiés sur le site Web du Groupe d’étude, avec l’autorisation de celui-ci.

La mission du GCP est la suivante :

  1. examiner et fournir des commentaires sur les rapports et les documents du Groupe d’étude, au besoin;
  2. conseiller le Groupe d’étude sur la réactivité du processus d’étude quant aux préoccupations du public;
  3. conseiller le Groupe d’étude sur la consultation et l’implication du public et sur l’échange de renseignements avec celui-ci;
  4. servir de voie pour les commentaires du public sur le processus de l’étude et pour la diffusion des conclusions de l’étude au public.

Les membres remplissent le mandat du GCP comme suit :

  1. se préparer adéquatement aux réunions;
  2. favoriser le maintien d’un climat d’ouverture et de collaboration;
  3. contribuer aux travaux par la formulation de commentaires constructifs;
  4. faire appel à leurs connaissances, à leurs contacts et à leur expérience pour contribuer aux discussions de façon éclairée;
  5. faire preuve d’assiduité.

Le Groupe d’étude travaillera en collaboration avec le GCP dans l’ensemble du bassin et mènera des activités qui demandent la participation du public à des moments stratégiques au cours de l’étude pour :

  1. déterminer et utiliser l’expertise et les renseignements locaux;
  2. consulter le public sur les constatations de l’étude critiques ou qui pourraient prêter à controverse;
  3. diffuser des renseignements en langage clair pour accroître la compréhension du public;
  4. déterminer et prendre en compte les priorités et les préférences du public, ainsi que celles des Amérindiens et des Autochtones, au fur et à mesure que des solutions de rechange sont définies et optimisées;
  5. consulter le public, ainsi que les Amérindiens et les Autochtones, sur les constatations de l’étude et avant que les volets de l’étude ne soient définitifs.